FAQ

Ein Lohnbüro übernimmt für Unternehmen aller Größen die gesamte Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen – von der Erfassung aller relevanten Mitarbeiterdaten über die korrekte Berechnung von Löhnen, Abgaben und Zuschlägen bis hin zur fristgerechten Übermittlung an Finanzamt, Krankenkassen und weiteren Körperschaften. Außerdem übernehmen wir auf Wunsch auch Sonderthemen wie Reisekosten, Kurzarbeit, Lohnpfändungen oder Mutterschutz und Karenz.

Für die Anlage des Unternehmens benötigen wir typischerweise:

• Steuernummer Finanzamt (wenn noch nicht vorhanden, können wir diese gerne anfordern)
• Beitragskontonummer ÖGK und Bekanntgabe der Mitarbeitervorsorgekasse
• Unterschriebene Vollmacht und Auftragsunterlagen
• Ausgefülltes Stammdatenblatt zu den Unternehmensdaten (Firmensitz, Geschäftsleitung, Branche, Ansprechpartner, Firmenbuchnummer, Kontaktdaten…)
• Bankverbindung des Unternehmens
• Kundendaten der Kommunalsteuerstelle
• Kundendaten für die Dienstgeberabgabe

Für die Anlage neuer Mitarbeiter und laufende Abrechnung benötigen wir:

• Ausgefülltes Stammdatenblatt zu den Mitarbeiterdaten (Name, Adresse, Familienstand, Kinder, Sozialversicherungsnummer, Staatsbürgerschaft, Einstufung, Arbeitszeit und Aufteilung, Beruf, Bankverbindung, vereinbartes Entgelt) 
• Meldezettel
• Dienstvertrag/Dienstzettel
• Bei Bedarf Aufenthaltstitel, Beschäftigungsbewilligung, Rot-Weiß-Rot Karte
• Krankmeldungen und Bekanntgabe Verbrauch Urlaubstage
• Änderungen bei Personal- oder Adressdaten
• Eventelle benötigte Unterlagen zu diversen Freibeträgen (Pendlerpauschale, Alleinverdiener/erzieherabsetzbetrag, Familienbonus Plus, Freibetragsbescheid)
• Reisekostenabrechnungen
• Arbeitszeitaufzeichnungen

Die Daten können Sie uns sicher und DSGVO-konform über unser Mandantenportal, per geschütztem Upload oder auch klassisch per E-Mail zukommen lassen. Wir stellen unterschiedliche digitale Lösungen bereit, damit der Prozess für Sie so einfach wie möglich bleibt.

In der Regel liefern wir die vollständigen Lohnabrechnungen innerhalb von 2–3 Werktagen nach Eingang aller benötigten Unterlagen. Bei vereinbarten Fixterminen halten wir diese selbstverständlich zuverlässig ein. Expressabrechnungen sind nach Absprache ebenfalls möglich.

Die Kosten hängen vom Umfang der gewünschten Dienstleistungen ab – zum Beispiel von der Anzahl der Mitarbeiter, besonderen Branchenanforderungen oder Zusatzleistungen. Transparente monatliche Pauschalen oder individuelle Pakete sind möglich. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen gern ein unverbindliches Angebot.

Ja. Bei uns läuft der gesamte Prozess digital ab – vom Datenaustausch über die Dokumentenbereitstellung bis zur Abrechnung. Sie als Arbeitgeber erhalten die gesamte Lohnabrechnung digital und mit Passwortschutz per E-Mail oder über ein Mandantenportal. Mitarbeiter können ihre Lohnzettel über ein geschütztes Onlineportal abrufen oder verschlüsselt per E-Mail erhalten. Papierlose Abläufe sparen Zeit, vermeiden Fehler und sind nachhaltig.

Selbstverständlich. Wir übernehmen alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen, wie:

• An- Ab- und Änderungsmeldungen
• Monatliche Beitragsgrundlagenmeldungen
• Arbeits- und Entgeltbestätigungen
• Meldungen an AUVA und automatische Rückerstattungsanträge
• Jahresmeldungen wie Jahreslohnzettel, Schwerarbeitermeldung, Kommunalsteuererklärung, Erklärung der Dienstgeberabgabe
• Lohnsteueranmeldungen
• Meldungen an die BUAK (Bau- Urlaubs- und Abfertigungskasse)
• Meldungen an die Mitarbeitervorsorgekasse
• § 109a Meldungen
• Meldungen rund um Mutterschutz, Elternzeit oder geringfügige Beschäftigung
• Meldungen rund um Karenz und Teilzeitbeschäftigung

Damit sind Sie rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Änderungen können ganz unkompliziert an uns übermittelt werden. Wir übernehmen die entsprechende Anpassung und berücksichtigen diese sofort in der nächsten Abrechnung. So bleibt alles stets aktuell und korrekt.

Ja. Wir bereiten alle notwendigen Unterlagen vor und unterstützen Sie während des gesamten Prüfungsprozesses. Auf Wunsch kommunizieren wir auch direkt mit dem Prüfer, damit für Sie kein zusätzlicher Aufwand entsteht.

Ein externes Lohnbüro entlastet Sie sowohl organisatorisch als auch fachlich. Vorteile sind:

• Zeitersparnis für Ihre Personalabteilung oder Buchhaltung
• Keine Softwarekosten und kein Schulungsaufwand
• Immer aktuelle gesetzliche Kenntnisse
• Höhere Abrechnungssicherheit
• Verlässliche Vertretung bei Urlaub oder Krankheit
• Transparente und planbare Kosten

Wir betreuen Unternehmen aller Größen und verschiedener Branchen – von Handwerk über Einzelhandel und Dienstleistungen bis hin zu Pflege, Gastronomie oder dem Baugewerbe. Durch unsere Erfahrung kennen wir die spezifischen Anforderungen zahlreicher Branchen.

Ganz einfach: Kontaktieren Sie uns telefonisch, per E-Mail oder über unser Anfrageformular. Wir besprechen gemeinsam Ihre Anforderungen und erstellen anschließend ein maßgeschneidertes Angebot mit transparenten Leistungen.

Der Wechsel zu unserem Lohnbüro ist unkompliziert und erfolgt in mehreren gut abgestimmten Schritten. Unser Ziel ist es, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten – ohne Unterbrechung in Ihren Lohnabrechnungen und ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.

1. Erstgespräch und Bedarfsanalyse

Wir starten mit einem kostenlosen, unverbindlichen Gespräch. Dabei klären wir:

1. Wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen
2. Welche Branchenbesonderheiten berücksichtigt werden müssen
3. Welche Zusatzleistungen Sie wünschen (z. B. digitale Mitarbeiterportale, Auswertungen, Reisekostenabrechnung)

Sie erhalten anschließend ein transparentes Angebot.

2. Datenübernahme vom bisherigen Lohnabrechner

Nach Ihrer Beauftragung nehmen wir auf Wunsch direkt Kontakt zu Ihrem bisherigen Lohnbüro oder Steuerberater auf.
Wir übernehmen für Sie:

1. Lohnstammdaten aller Mitarbeiter
2. Abrechnungsdaten der letzten Jahre
3. Offene Resturlaubs- und Zeitkonten
4. Informationen zu Pfändungen, Zuschlägen oder Betriebsvereinbarungen
5. Bisherige Meldungen und Abrechnungsprotokolle

Damit ersparen wir Ihnen zeitraubende Abstimmungen.

3. Kontrolle und Systemeinrichtung

Sobald alle Daten vorliegen, prüfen wir diese sorgfältig auf Vollständigkeit und Plausibilität. Anschließend richten wir Ihr Mandat in unserem System ein. Dabei achten wir besonders auf:

1. korrekte Steuer- und Sozialversicherungsdaten
2. Übernahme aller individuellen Vereinbarungen
3. die richtigen Tarife, Zuschläge oder Branchenregeln
4. harmonisierte Konten und Abrechnungseinstellungen

Dieser Schritt sorgt dafür, dass Ihre erste Abrechnung fehlerfrei startet.

4. Gemeinsame Abstimmung der Abläufe

Zusammen legen wir fest, wie und wann die monatlichen Daten übermittelt werden sollen. Zur Auswahl stehen z. B.:

1. Mandantenportal
2. sicherer Upload
3. strukturierte Excel- oder CSV-Vorlagen
4. individuelle digitale Lösungen
5. E-Mail

Außerdem besprechen wir fixe Abrechnungstermine, Fristen und Ansprechpartner.

5. Probelauf / Testabrechnung (optional, aber empfohlen)

Auf Wunsch erstellen wir eine Testabrechnung, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übernommen wurden.
So erkennen wir mögliche Unstimmigkeiten, bevor die eigentlichen Abrechnungen starten.

6. Start der regulären Lohnabrechnung

Sind alle Daten geprüft und die Abläufe definiert, beginnt die laufende Abrechnung.
Sie erhalten:

1. Lohn- und Gehaltsabrechnungen für alle Mitarbeiter
2. Beitragsmeldungen
3. Auszahlungsjournal
4. Auswertungen für Ihre Buchhaltung (Buchungsbeleg und Lohnartenjournal)
5. Überweisungslisten für Dienstnehmer und Abgaben
6. Telebanking Dateien (Import-Datei für Ihr Banking)
7. Bei Bedarf: Kostenstellenauswertungen

Alles erfolgt fristgerecht und zuverlässig.

7. Persönliche Betreuung ab dem ersten Tag

Während der Umstellungsphase stehen wir in engem Austausch mit Ihnen, beantworten Fragen und unterstützen bei allen organisatorischen Schritten.

Auch später haben Sie feste Ansprechpartner – mit klar geregelter Vertretung.

Kurzfristige Änderungen kommen im Arbeitsalltag häufig vor – beispielsweise wenn ein Mitarbeiter unerwartet erkrankt, Überstunden meldet, eine Sonderzahlung vereinbart wird oder sich wichtige Stammdaten ändern. Wir gehen mit solchen Situationen flexibel und lösungsorientiert um. Wenn Sie eine kurzfristige Änderung haben, können Sie uns diese direkt per E-Mail, Telefon oder über das Mandantenportal mitteilen. Wir reagieren in der Regel noch am selben Tag oder spätestens am nächsten Werktag – abhängig vom Aufwand und dem Zeitpunkt der Meldung.

Fragen zur Lohnabrechnung sind völlig normal – egal ob es um einzelne Positionen, gesetzliche Regelungen oder technische Abläufe geht. Wir stellen sicher, dass Sie jederzeit schnelle, verständliche und kompetente Unterstützung erhalten.

Fester Ansprechpartner für alle Anliegen
Sie haben bei uns immer einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen, Ihre Abläufe und Ihre Mitarbeiterstruktur kennt. Dadurch erhalten Sie Antworten, die nicht nur fachlich korrekt, sondern auch auf Ihre Situation abgestimmt sind.

Schnelle Rückmeldung – telefonisch oder schriftlich
Wenn Sie eine Frage haben, können Sie uns telefonisch, per E-Mail oder über das Mandantenportal erreichen. Wir bemühen uns, alle Fragen so zeitnah wie möglich zu beantworten – häufig noch am selben Tag.

Proaktive Hinweise bei Auffälligkeiten
Wenn uns während der Abrechnung etwas Ungewöhnliches auffällt – etwa abweichende Stunden, hohe Nachzahlungen oder fehlerhafte Stammdaten –, informieren wir Sie automatisch. So lassen sich Fehler oft schon im Vorfeld vermeiden.

Ja – wir können Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Wunsch auch in englischer Sprache erstellen. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen mit internationalen Mitarbeitern, ausländischen Fachkräften oder internationalen Tochtergesellschaften.

Wir halten unsere Lohnsysteme und Prozesse stets auf dem aktuellen gesetzlichen Stand. Sobald sich Mindestlohn, Sozialversicherungsbeiträge oder andere rechtliche Vorgaben ändern, passen wir Ihre Abrechnung automatisch an. Sie müssen sich um nichts kümmern – wir informieren Sie rechtzeitig über wichtige Neuerungen und stellen sicher, dass alle Abrechnungen gesetzeskonform bleiben.

Ja, wir können Abrechnungen rückwirkend korrigieren – insbesondere wenn es um Änderungen innerhalb des laufenden Kalenderjahres geht. In diesen Fällen erstellen wir eine Korrekturabrechnung und übermitteln alle erforderlichen Anpassungsmeldungen an die notwendigen Körperschaften.

Wichtig ist: Aufrollungen oder Korrekturen von Vorjahren sind meist deutlich komplexer, da sie spezielle Prüfungen und zusätzliche Meldungen erfordern. Solche Fälle müssen wir deshalb gesondert prüfen und sie sind in der Regel mit einem zusätzlichen Mehraufwand verbunden.

Zum Jahresende übernehmen wir für Sie alle gesetzlichen und organisatorischen Aufgaben, damit Ihre Lohnabrechnung sauber abgeschlossen und korrekt für das nächste Jahr vorbereitet ist. Dazu gehören unter anderem:

1. Erstellung aller Jahresmeldungen
2. Abschluss der Lohnkonten
3. Bereitstellung aller Jahresunterlagen
4. Vorbereitung auf das neue Jahr

Die Kosten eines externen Lohnbüros sind oft deutlich transparenter und planbarer als eine interne Personalverrechnung. Viele Unternehmen stellen fest, dass die externe Lösung nicht nur günstiger, sondern auch effizienter ist.

Je nach Unternehmensgröße ist die Auslagerung der Lohnverrechnung insgesamt oft günstiger. Ein externer Lohnservice arbeitet in der Regel mit klaren, monatlichen Pauschalpreisen pro Mitarbeiter. Darin sind alle Abrechnungen, Meldungen, Systemkosten und Updates bereits enthalten – Sie haben also volle Kostenkontrolle. Bei einer internen Abrechnung entstehen dagegen oft versteckte Zusatzkosten, zum Beispiel für Personalsuche, Lohnsoftware, Updates, Schulungen, Fortbildungen oder Vertretungen bei Urlaub und Krankheit. Rechnet man diese Faktoren ein, ist ein externer Lohnservice häufig günstiger und effizienter. Zusätzlich sparen Sie Zeit, vermeiden Fehlerkosten und müssen sich nicht selbst um gesetzliche Änderungen kümmern.