Lohnkonto

Wie Sie ein Lohnkonto richtig führen

Das Lohnkonto gehört zu den zentralen Aufzeichnungen in der Lohnverrechnung. ArbeitgeberInnen müssen für ihre MitarbeiterInnen dokumentieren, wie sich Bezüge, Abgaben und weitere lohnrelevante Werte zusammensetzen. Dazu zählen unter anderem laufende Bezüge, Sonderzahlungen, Sachbezüge, Sozialversicherungsbeiträge und die einbehaltene Lohnsteuer.

Für ArbeitgeberInnen ist eine vollständige und korrekte Führung des Lohnkontos besonders wichtig, da die darin erfassten Daten nicht nur eine wesentliche Grundlage für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung bilden, sondern auch bei Lohnzetteln, Meldungen an Behörden und im Rahmen einer GPLB-Prüfung eine wichtige Rolle spielen. Entscheidend ist dabei, dass sowohl die gesetzlichen Pflichtangaben als auch die Besonderheiten des jeweiligen Dienstverhältnisses vollständig und nachvollziehbar erfasst werden. 

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• was unter einem Lohnkonto zu verstehen ist
• welche gesetzlichen Grundlagen für das Lohnkonto gelten
• wer ein Lohnkonto führen muss
• welche Angaben und Pflichtinhalte darin erfasst werden
• worin sich Lohnkonto, Lohnabrechnung und Lohnzettel unterscheiden
• wie lange Lohnkonten und dazugehörige Unterlagen aufzubewahren sind
• warum eine korrekte Dokumentation insbesondere bei Prüfungen wichtig ist

Das Lohnkonto einfach erklärt

Das Lohnkonto ist eine laufende Aufzeichnung über die lohn- und abgabenrelevanten Daten der ArbeitnehmerInnen. Es bildet damit eine wichtige Grundlage für die korrekte Berechnung und Dokumentation der Lohnverrechnung.

Die Pflicht zur Führung ergibt sich aus § 76 Einkommensteuergesetz (EStG). ArbeitgeberInnen müssen grundsätzlich für alle ArbeitnehmerInnen ein eigenes Lohnkonto führen. Das betrifft unter anderem auch geringfügig, vorübergehend oder beschränkt steuerpflichtig beschäftigte ArbeitnehmerInnen. Für ArbeitnehmerInnen, die in Österreich weder beschränkt noch unbeschränkt steuerpflichtig sind, bestehen unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen von der Pflicht zur Führung eines eigenen Lohnkontos. 

Das Lohnkonto ist allerdings nicht mit der monatlichen Lohnabrechnung gleichzusetzen. Während MitarbeiterInnen ihre Abrechnung erhalten, dient das Lohnkonto in erster Linie der Dokumentation durch ArbeitgeberInnen und als Nachweis gegenüber Behörden.

Ab wann besteht die Pflicht, ein Lohnkonto zu führen?

Laut § 76 EStG müssen ArbeitgeberInnen spätestens ab dem 15. Tag des Monats, der dem Beginn des Dienstverhältnisses folgt, ein Lohnkonto führen. Beginnt ein Dienstverhältnis beispielsweise im September, muss das entsprechende Lohnkonto spätestens ab dem 15. Oktober geführt werden.

In der Praxis werden die notwendigen Stammdaten allerdings bereits beim Eintritt neuer MitarbeiterInnen erfasst. Das ist sinnvoll, da viele Angaben ohnehin für die Anmeldung und die erste Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung benötigt werden.

Welche Pflichtangaben gehören in ein Lohnkonto?

Welche Daten erfasst werden müssen, ist in Österreich detailliert geregelt. Neben § 76 EStG ist insbesondere die Lohnkontenverordnung relevant. Der Umfang ist wesentlich größer, als der Begriff „Lohnkonto“ zunächst vermuten lässt.

Zu den grundlegenden Angaben zählen beispielsweise:

• Name und Wohnsitz
• Sozialversicherungsnummer
• zuständiger Sozialversicherungsträger
• Lohnzahlungszeitraum und Zahltag
• laufender Bruttolohn bzw. Bruttogehalt
• Geld- und Sachbezüge
• Sonderzahlungen und sonstige Bezüge
• steuerfreie Bezüge, soweit für das jeweilige Dienstverhältnis relevant 
• Sozialversicherungsbeiträge und Beitragsgrundlagen
• Lohnsteuer und Lohnsteuerbemessungsgrundlage
• Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag
• Kommunalsteuer
• Beiträge zur betrieblichen Vorsorgekasse

Je nach Situation kommen weitere Angaben hinzu. Dazu gehören unter anderem Pendlerpauschale und Pendlereuro, Familienbonus Plus, Telearbeitstage und Telearbeitspauschale, Reisekosten, Mitarbeiterbeteiligungen oder Angaben zu einem arbeitgebereigenen Fahrzeug.

Das bedeutet auch: Es gibt nicht für jedes Dienstverhältnis exakt dieselben Eintragungen. Welche Daten tatsächlich relevant sind, hängt von der jeweiligen Beschäftigung und den gewährten Bezügen und Leistungen ab.

Sachbezüge und steuerfreie Bezüge im Lohnkonto

Ein häufiger Punkt in der Lohnverrechnung sind Sachbezüge. Stellt ein Unternehmen beispielsweise einen Firmenwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung, kann daraus ein steuerpflichtiger Vorteil entstehen.

Solche Vorteile dürfen bei der Führung des Lohnkontos nicht übersehen werden. Die aktuelle Lohnkontenverordnung sieht unter anderem ausdrücklich die getrennte Erfassung von Geld- und Sachbezügen vor.

Auch bei steuerfreien Bezügen oder Begünstigungen muss geprüft werden, ob und in welcher Form diese im Lohnkonto dokumentiert werden müssen. Entscheidend ist daher immer, welche Leistung gewährt wird und wie sie steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln ist. 

Was ist der Unterschied zwischen Lohnkonto, Lohnabrechnung und Lohnzettel?

Die drei Begriffe werden häufig miteinander vermischt, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben.

Ein korrekt geführtes Lohnkonto ist somit die Basis für weitere Teile der Personalverrechnung.

Erforderliche Unterlagen und Aufbewahrungsfrist für das Lohnkonto

Neben den eigentlichen Eintragungen können zahlreiche Nachweise erforderlich sein. Dazu zählen abhängig vom jeweiligen Fall beispielsweise:

• Zeitaufzeichnungen
• Unterlagen zum Familienbonus Plus
• Ausdrucke bzw. Nachweise zum Pendlerpauschale
• Nachweise über bestimmte Freibeträge
• Unterlagen zu Mitarbeiterbeteiligungen
• Nachweise zu Öffi-Tickets
• Unterlagen zu Kinderbetreuungszuschüssen
• Nachweise zu Arbeitgeberdarlehen oder Gehaltsvorschüssen

Die Unterlagen können grundsätzlich auf Papier oder elektronisch aufbewahrt werden, sofern eine vollständige und ordnungsgemäße Wiedergabe gewährleistet ist. Für die beim Lohnkonto aufzubewahrenden Unterlagen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Die Frist läuft grundsätzlich ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Sind Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren relevant, können längere Aufbewahrungszeiten erforderlich sein.

Gerade bei digitalen Personalakten ist daher wichtig, dass Unterlagen auch Jahre später noch vollständig auffindbar und einem konkreten Sachverhalt zuordenbar sind.

Warum ist das Lohnkonto bei einer GPLB-Prüfung wichtig?

Spätestens bei einer Prüfung zeigt sich, warum eine saubere Dokumentation in der Lohnverrechnung wichtig ist.

Bei einer Gemeinsamen Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen (GPLB) werden unter anderem Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Kommunalsteuer kontrolliert. Das Lohnkonto liefert dafür wesentliche Informationen und Nachweise.

Fehlen Eintragungen oder stimmen gespeicherte Daten nicht mit Abrechnungen und Unterlagen überein, können Rückfragen und weiterer Prüfungsaufwand entstehen. Besonders relevant sind deshalb nicht nur die monatlichen Berechnungen, sondern auch die dazugehörigen Nachweise und die laufende Pflege der Mitarbeiterdaten.

Typische Fehler beim Lohnkonto vermeiden

Fehler entstehen häufig nicht dadurch, dass überhaupt kein Lohnkonto vorhanden ist, sondern durch unvollständige oder nicht aktuell gehaltene Daten.

Typische Fehlerquellen sind beispielsweise:

• Änderungen bei Mitarbeiterdaten werden nicht berücksichtigt.
• Sonderzahlungen werden falsch erfasst.
• Sachbezüge fehlen oder werden nicht korrekt bewertet.
• Steuerfreie Bezüge oder Begünstigungen werden falsch eingeordnet. 
• Nachweise für steuerliche Begünstigungen sind nicht vorhanden.
• Arbeitszeit- und Reisekostenaufzeichnungen sind unvollständig.
• Änderungen werden zwar in der Abrechnung berücksichtigt, aber nicht entsprechend dokumentiert.

Besonders bei Sonderfällen nimmt der Aufwand schnell zu. Firmenfahrzeuge, Überstunden, Zulagen, Prämien, grenzüberschreitende Beschäftigungen oder individuelle steuerliche Begünstigungen können zusätzliche Eintragungen und Nachweise erforderlich machen.

Das Lohnkonto sollte deshalb sorgfältig geführt und regelmäßig kontrolliert werden, um etwaige Fehler schnell beheben zu können.

Kann das Lohnkonto elektronisch geführt werden?

Ein Lohnkonto muss nicht als Papierakte geführt werden. In der Praxis erfolgt die Lohnverrechnung heute in der Regel über entsprechende Softwarelösungen.

Entscheidend ist weniger das Medium als die Qualität der Aufzeichnungen. Die Aufzeichnungen müssen vollständig und nachvollziehbar geführt werden und im Bedarfsfall verfügbar sein.

Auch eine Führung im Ausland ist grundsätzlich möglich. Auf Verlangen der Abgabenbehörde müssen die Lohnkonten jedoch innerhalb einer angemessenen Frist nach Österreich gebracht bzw. zur Verfügung gestellt werden können.

Lohnkonto korrekt führen und Lohnverrechnung auslagern

Das Lohnkonto ist kein zusätzlicher Verwaltungsakt, der losgelöst von der eigentlichen Abrechnung betrachtet werden sollte. Viele der notwendigen Informationen entstehen direkt im laufenden Lohnverrechnungsprozess. Werden Eintritte, Arbeitszeiten, Überstunden, Krankenstände, Prämien, Sachbezüge und andere Änderungen korrekt verarbeitet, kann auch das Lohnkonto entsprechend laufend geführt werden.

Die Herausforderung liegt vor allem darin, die zahlreichen gesetzlichen Vorgaben und individuellen Besonderheiten eines Dienstverhältnisses richtig zu berücksichtigen.

Lohnverrechnung4you übernimmt für Unternehmen die laufende Lohn- und Gehaltsverrechnung und unterstützt auch bei komplexeren Themen sowie bei der Vorbereitung und Begleitung von Prüfungen. Unternehmen können dadurch administrative Aufgaben auslagern und auf spezialisiertes Wissen in der Personalverrechnung zurückgreifen.

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Häufige Fragen zum Lohnkonto

Muss für alle MitarbeiterInnen ein Lohnkonto geführt werden?

Grundsätzlich ja. ArbeitgeberInnen müssen für ihre ArbeitnehmerInnen ein Lohnkonto führen. Die Verpflichtung gilt unter anderem auch bei geringfügigen und vorübergehenden Beschäftigungen.

Wie lange muss ein Lohnkonto aufbewahrt werden?

Die zum Lohnkonto gehörenden Unterlagen sind grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Je nach Sachverhalt können allerdings weitergehende Aufbewahrungserfordernisse relevant sein.

Ist das Lohnkonto dasselbe wie die Lohnabrechnung?

Nein. Das Lohnkonto ist eine laufende Aufzeichnung des Arbeitgebers über lohnrelevante Daten. Die Lohnabrechnung wird hingegen den MitarbeiterInnen für den jeweiligen Abrechnungszeitraum zur Verfügung gestellt.

Wer führt das Lohnkonto?

Verantwortlich für die Lohnkontenführung sind grundsätzlich ArbeitgeberInnen. Die praktische Führung erfolgt häufig durch die interne Personalverrechnung, SteuerberaterInnen oder ein externes Lohnverrechnungsbüro.

Wofür wird das Lohnkonto benötigt?

Das Lohnkonto dokumentiert die Grundlagen der laufenden Lohnverrechnung und der lohnabhängigen Abgaben. Außerdem bildet es die Grundlage für den Lohnzettel und ist bei Prüfungen ein wichtiger Nachweis.