Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Ablauf, Fehler, Tipps & mehr rund um Außenprüfungen

Eine Betriebsprüfung (auch Außenprüfung genannt) gehört für viele Unternehmen zu den weniger angenehmen Themen – und trotzdem ist sie ein ganz normaler Bestandteil des unternehmerischen Alltags in Österreich. Das Finanzamt überprüft dabei, ob steuerliche Pflichten von Unternehmen korrekt erfüllt wurden, Abgaben richtig berechnet werden und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

Auch wenn eine solche Prüfung zunächst verunsichern kann, gilt: Mit dem richtigen Wissen und einer guten Vorbereitung lässt sich die Prüfung jedoch strukturiert und ohne unnötigen Stress bewältigen.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• was eine Betriebsprüfung ist
• wie sie abläuft
• welche Rechte und Pflichten Sie haben
• wie Sie sich optimal vorbereiten
• und warum professionelle Unterstützung sinnvoll ist

Was ist eine Betriebsprüfung und warum wird sie durchgeführt?

Bei einer Betriebsprüfung bzw. Außenprüfung genannt kontrolliert das Finanzamt die steuerlich relevanten Verhältnisse eines Unternehmens. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Steuern korrekt berechnet, erklärt und abgeführt wurden – also, dass Abgabepflichtige in Österreich ihren Verpflichtungen ordnungsgemäß nachkommen.

Im Rahmen der Prüfung werden unter anderem Buchhaltungsunterlagen, Steuererklärungen, Rechnungen, Belege sowie interne Aufzeichnungen analysiert. Auch die Lohnverrechnung spielt dabei eine zentrale Rolle, da hier besonders viele gesetzliche Vorgaben eingehalten werden müssen.

Die rechtliche Grundlage für die Betriebsprüfung findet sich in Österreich in der Bundesabgabenordnung (BAO).

Kriterien – Welche Unternehmen werden geprüft?

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen von einer Betriebsprüfung betroffen sein. Es gibt keinen festen Turnus, nach dem Prüfungen stattfinden müssen. Das bedeutet, dass das Finanzamt jederzeit eine Prüfung anordnen kann – unabhängig davon, ob es sich um große Unternehmen oder kleinere Abgabepflichtige in Österreich handelt.

Oft werden Großbetriebe und Betriebe aus sogenannten “Risikobranchen”, also beispielsweise aus dem Baugewerbe oder der Gastronomie, jedoch öfter geprüft als kleinere Unternehmen, EPUs oder Freiberufler.

Die Auswahl erfolgt dabei oft nach bestimmten Kriterien. Dazu zählen zum Beispiel:

• lange nicht geprüfte Zeiträume (Zeitauswahl)
• Auffälligkeiten in Steuererklärungen (z. B. Lücken, regelmäßige verspätete Abgabe etc.)
• branchentypische Risiken
• starke Schwankungen bei Umsatz oder Gewinn 
• Verspätete Zahlung von Steuern
• vorangegangene hohe Steuernachzahlungen

Unabhängig davon gibt es auch zufällige Auswahlverfahren, bei denen Unternehmen ohne konkreten Anlass überprüft werden.

Zur Beruhigung: Es wird nicht bei jeder kleinen Unregelmäßigkeit das Finanzamt vor der Tür stehen. Meist erfolgen Prüfungen erst dann, wenn es öfter Auffälligkeiten gibt.

Welcher Zeitraum wird geprüft?

In der Regel umfasst eine Betriebsprüfung die letzten drei Jahre, für die bereits Steuererklärungen abgegeben wurden. 

In bestimmten Fällen kann dieser Zeitraum jedoch auf weiter zurückliegende Jahre erweitert werden, etwa wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden, Verdachtsmomente bestehen oder Sachverhalte besonders komplex sind.

Außerdem kann eine Nachschau stattfinden, bei der sich auch die ersten Monate nach der aktuellen Betriebsprüfung angesehen werden.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Der Ablauf einer Betriebsprüfung ist meist klar strukturiert und folgt mehreren Phasen:

1. Ankündigung der Prüfung

In den meisten Fällen kündigt das Finanzamt die Prüfung im Voraus an. Dies geschieht üblicherweise telefonisch oder schriftlich, wobei die Ankündigung mindestens eine Woche vor Beginn erfolgt. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn durch die Vorankündigung der Prüfungszweck gefährdet wäre.

Bereits in dieser Phase erfahren Sie, welche Steuerarten geprüft werden und welcher Zeitraum betroffen ist.

Gut zu wissen: Die Ankündigung muss telefonisch oder schriftlich erfolgen – eine Ankündigung per Mail ist dabei jedoch nicht zulässig.

2. Beginn der Prüfung

Nun beginnt der eigentliche Ablauf. Zum vereinbarten Termin erscheint der Prüfer im Unternehmen oder beim Steuerberater. Die Außenprüfung kann aber auch in den Räumen des Finanzamts stattfinden. Zu Beginn weist sich der Betriebsprüfer aus und übergibt den Prüfungsauftrag. Darin ist genau festgelegt, was geprüft wird.

Ab diesem Zeitpunkt startet die eigentliche Prüfung.

3. Durchführung der Prüfung

Während der Betriebsprüfung werden sämtliche relevanten Unterlagen gesichtet und überprüft. Der Prüfer kann Fragen stellen, zusätzliche Dokumente anfordern und sich ein Bild von den betrieblichen Abläufen machen.

In vielen Fällen erfolgt auch eine Besichtigung des Betriebs, um die Angaben aus der Buchhaltung mit der Realität abzugleichen. Dies wird auch gemacht, wenn die eigentliche Außenprüfung nicht im Betrieb selbst, sondern z. B. in den Räumlichkeiten des Steuerberaters stattfindet.

Zu welchem Zeitpunkt diese Besichtigung stattfindet, entscheidet der Betriebsprüfer. Folgende Dinge werden sich vor Ort meistens angeschaut:

• Arbeitsplätze
• Verkaufsräume
• Kassenplätze
• Lager
• Produktionsbereiche

Unternehmen sind verpflichtet, bei der Prüfung mitzuwirken. Das bedeutet, dass alle angeforderten Unterlagen (Belege, Rechnungen & mehr) vollständig und nachvollziehbar zur Verfügung gestellt werden müssen.

4. Schlussbesprechung

Nach Abschluss der Prüfung findet eine sogenannte Schlussbesprechung statt. Diese ist ein wichtiger Bestandteil des Verfahrens, da hier die Ergebnisse der Prüfung erläutert und diskutiert werden. Außerdem wird sie schriftlich festgehalten.

Sie haben in diesem Rahmen die Möglichkeit, Einwände vorzubringen oder Sachverhalte zu erklären. Es empfiehlt sich, diese Besprechung gemeinsam mit einem Steuerberater oder Experten zu führen.

5. Prüfungsbericht und Bescheide

Nach der Schlussbesprechung erstellt das Finanzamt einen Prüfungsbericht. Dieser dient als Grundlage für mögliche Änderungen von Steuerbescheiden für die jeweiligen Abgabepflichtigen.

Je nach Ergebnis kann es zu Nachzahlungen kommen, es sind aber auch Fälle möglich, in denen keine Anpassungen erforderlich sind.

Welche Unterlagen sind relevant?

Im Rahmen einer Betriebsprüfung werden zahlreiche Unterlagen geprüft. Dazu zählen insbesondere 

• die Finanzbuchhaltung 
• Belege 
• Rechnungen
• Bankunterlagen 
• Verträge sowie 
• Aufzeichnungen über betriebliche Abläufe.

Auch die Lohnverrechnung ist ein zentraler Bestandteil der Prüfung. Hier wird überprüft, ob Löhne und Gehälter korrekt abgerechnet und alle Abgaben ordnungsgemäß abgeführt wurden.

In welcher Form müssen die Unterlagen aufbereitet sein?

Wichtig ist vor allem, dass alle Unterlagen so aufbereitet sind, dass ein sachverständiger Dritter die Geschäftsvorfälle innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann.

Bei elektronischer Buchführung gelten einige Regeln:

• • Sie müssen die entsprechenden Dokumente auf einem Datenträger zur Verfügung stellen. Diesen erhalten Sie nach der Außenprüfung zurück. 
  • Man muss sie als Textdatei ohne Steuerungskennzeichen und maschinenlesbar extrahieren können. Daher gilt: XML-Dateien sind zulässig, PDFs hingegen nicht.

Info: Originaldateien müssen nicht an den Betriebsprüfer herausgegeben werden.

Rechte und Pflichten von Unternehmen

Während der Betriebsprüfung bestehen sowohl Pflichten als auch Rechte für die Abgabepflichtigen.

Unternehmen sind verpflichtet, alle steuerlich relevanten Informationen vollständig und wahrheitsgemäß offenzulegen. Zudem müssen sie bei der Aufklärung von Sachverhalten mitwirken und dem Prüfer Zugang zu den notwendigen Unterlagen und Räumlichkeiten gewähren.

Gleichzeitig haben Unternehmer das Recht, über den Umfang der Prüfung informiert zu werden und an der Schlussbesprechung teilzunehmen. Auch können sie gegen neue Steuerbescheide Beschwerde einlegen, wenn sie mit den Ergebnissen nicht einverstanden sind.

Diese Beschwerde reicht man bei dem Finanzamt in Österreich ein, dass den Steuerbescheid ausgestellt hat.

Wiederholungsprüfungsverbot

Zeiträume, die bereits vollständig im Rahmen einer Außenprüfung geprüft wurden, dürfen nicht noch einmal überprüft werden (Wiederholungsprüfungsverbot). 

Ausnahme: Ist ein Sachverhalt für den aktuellen (neuen) Prüfungszeitraum relevant, darf dieser auch noch einmal geprüft werden.

Zeiträume hingegen, die in der letzten Außenprüfung zur Nachschau gehört haben, dürfen in der neuen Prüfung enthalten sein und erneut geprüft werden.

Welche Folgen kann eine Betriebsprüfung haben?

Das Ergebnis einer Betriebsprüfung kann unterschiedlich ausfallen. Im besten Fall bestätigt das Finanzamt die bisherigen Angaben, sodass keine Änderungen notwendig sind.

In vielen Fällen kommt es jedoch zu kleineren Korrekturen, die zu Nachzahlungen führen können. Werden größere Unstimmigkeiten festgestellt, können auch Zinsen oder finanzstrafrechtliche Konsequenzen folgen.

Besonders kritisch wird es dann, wenn der Verdacht auf vorsätzliche Fehler oder Steuerverkürzung besteht.

Checkliste – Wie bereiten Sie sich optimal vor?

Eine gute Vorbereitung ist der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche Betriebsprüfung. Dazu gehört in erster Linie eine ordentliche und vollständige Buchführung, inklusive Belegen, Rechnungen, Lohnverrechnung und mehr.

Alle Unterlagen sollten strukturiert und nachvollziehbar abgelegt sein. Außerdem ist es sinnvoll, mögliche Schwachstellen bereits im Vorfeld gemeinsam mit einem Experten zu analysieren.

Auch die interne Organisation spielt eine Rolle. Es sollte klar definiert sein, wer als Ansprechpartner für den Prüfer fungiert und wer Auskünfte erteilen darf – und das über den gesamten Ablauf der Betriebsprüfung.

1. Unterlagen 

• ordentliche & vollständige Buchführung
• Belege
• Grundaufzeichnungen
• Finanzbuchhaltung
• Verträge
• Lohnverrechnung

2. Ablage & Export

• schnell zu finden
• nachvollziehbares System
• Unterlagen exportfertig aufbereiten

3. Interne Organisation

• Ansprechpartner festlegen
• Mitarbeiter über die anstehende Prüfung informieren
• festlegen, wer dem Prüfer gegenüber Auskünfte erteilen dar

Fehler, die Sie besser vermeiden

Bei einer Außenprüfung in Österreich gibt es einige Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Spontanauskünfte: Kein Mitarbeiter sollte spontan Auskünfte geben. Legen Sie im Vorhinein einen Ansprechpartner fest (z. B. Steuerberater) und informieren Sie andere Mitarbeiter darüber, dass Sie bei Fragen des Prüfers auf die Ansprechperson verweisen, statt selbst zu antworten.
• Unvollständige Unterlagen: Unvollständige Unterlagen können dazu führen, dass der Prüfer selbst Schätzungen vornimmt oder sogar ein Verzögerungsgeld festlegt.
• Anschein von Bestechung: Einladungen zum Essen können bereits als Bestechungsversuch gewertet und daher vermieden werden.
• Dokumente nicht prüfen: Belege, Buchhaltung & Co. müssen korrekt sein. Prüfen Sie daher alle Unterlagen auf Richtigkeit (z. B. Flüchtigkeitsfehler ausbessern) und stellen Sie sicher, dass z. B. auf Stornorechnungen der Stornogrund erfasst ist. 

Wichtig: Auch kleine Fehler können große Konsequenzen haben.

Was passiert, wenn ich nicht kooperiere?

Unkooperatives Verhalten bei der Außenprüfung kann verschiedene Konsequenzen nach sich ziehen:

• Besteuerungsgrundlagen werden geschätzt, da Belege fehlen. Meist müssen dann mehr Steuern nachgezahlt werden.

• Manche Aufwendungen werden gar nicht erst miteinbezogen, da Belege fehlen. Auch das führt zu höheren Steuern.

• Vertrauensverlust, oft mit der Konsequenz, dass die Prüfer noch genauer hinschauen.

• Zwangsmittel können angewendet werden, um die Mitwirkung zu erzwingen.

• Finanzstrafverfahren können beim Verdacht auf bewusste Steuerhinterziehung eingeleitet werden.

Betriebsprüfungen & Selbstanzeigen

Eine Selbstanzeige kann sinnvoll sein, wenn Sie vor der Prüfung Fehler in der Buchführung feststellen. Erstellen Sie diese vor Ankündigung einer Betriebsprüfung und zahlen Sie fehlende Beträge (Steuern) rechtzeitig nach, können Sie straffrei davonkommen.

Auch nach Ankündigung einer Betriebsprüfung kann eine Selbstanzeige noch ratsam sein, da sich in diesem Fall Strafzuschläge noch nicht ganz so hoch sind.

Hat die Außenprüfung bereits begonnen, hat eine Strafanzeige in der Regel keine strafbefreiende Wirkung mehr.

Hinweis: Besprechen Sie die Möglichkeit einer Selbstanzeige auch mit Ihrem Steuerberater. Dieser kann Ihnen detailliertere Informationen für Ihren Fall geben.

Die Rolle der Lohnverrechnung

Die Lohnverrechnung ist einer der sensibelsten Bereiche im Rahmen einer Betriebsprüfung. Hier werden unter anderem die 

• korrekte Berechnung von Löhnen, 
• Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen sowie 
• Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben 

überprüft.

Gerade aufgrund der vielen gesetzlichen Regelungen kommt es in diesem Bereich häufig zu Fehlern, die im Zuge einer Prüfung auffallen können.

Warum externe Unterstützung sinnvoll ist

Die Betriebsprüfung ist ein komplexer Prozess, der fundiertes Fachwissen erfordert. Viele Unternehmen entscheiden sich daher dafür, externe Experten einzubinden.

Das hat den Vorteil, dass Risiken frühzeitig erkannt und vermieden werden können. Zudem erleichtert eine professionelle Begleitung die Kommunikation mit dem Finanzamt und sorgt für mehr Sicherheit während der gesamten Prüfung.

Unterstützung durch Lohnverrechnung4you

Als Spezialist für Lohnverrechnung unterstützt Sie Lohnverrechnung4you nicht nur im laufenden Betrieb, sondern auch bei Betriebsprüfungen.

Wir helfen Ihnen bei der Vorbereitung, prüfen Ihre Abrechnungen und stehen Ihnen während der gesamten Prüfung als kompetenter Ansprechpartner zur Seite. Besonders bei Prüfungen im Bereich der Lohnabgaben profitieren unsere Kunden von unserem spezialisierten Know-how.

Mit unserer Erfahrung und unserem Netzwerk sorgen wir dafür, dass Sie bestens vorbereitet sind und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Kontakt aufnehmen

(Fun) Facts & Gut zu wissen

• Gerechtigkeit: Betriebsprüfungen haben nicht das Ziel, Unternehmen das Leben schwer zu machen. Vielmehr sollen sie Steuergerechtigkeit sicherstellen.
• Kein Büro: EPUs, die von Zuhause arbeiten, müssen den Betriebsprüfer nicht in der eigenen Wohnung empfangen. In einem solchen Fall können Sie beantragen, die Prüfung beim Steuerberater oder im Finanzamt selbst durchzuführen.
• Umsatzsteuer: Bei EPUs und Freiberuflern fallen umsatzsteuerbezogene Außenprüfungen oft weg, da die Umsatzsteuer in vielen Fällen auf Rechnungen nicht ausgewiesen wird. 

Fazit: Betriebsprüfungen gehören dazu

Eine Betriebsprüfung ist kein Grund zur Sorge, sondern ein regulärer Bestandteil des Steuersystems in Österreich. Mit der richtigen Vorbereitung, einer sauberen Buchhaltung und professioneller Unterstützung lässt sich die Prüfung strukturiert und erfolgreich bewältigen.

Wer seine Prozesse im Griff hat, reduziert nicht nur das Risiko von Nachzahlungen, sondern schafft auch langfristig mehr Sicherheit im Unternehmen.