Alles, was UnternehmerInnen in Österreich wissen müssen
Die Lohnabrechnung gehört zu den wichtigsten administrativen Aufgaben in jedem Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass MitarbeiterInnen korrekt bezahlt werden und alle gesetzlichen Abgaben ordnungsgemäß abgeführt werden.
Gleichzeitig schafft sie Transparenz über Personalkosten und stellt sicher, dass steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben eingehalten werden.
Gerade in Österreich ist die Lohnabrechnung durch zahlreiche gesetzliche Bestimmungen, Kollektivverträge und Meldepflichten komplex. Viele Unternehmen entscheiden sich daher dafür, die Lohnabrechnung an ein spezialisiertes Lohnverrechnungsbüro auszulagern.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- was eine Lohnabrechnung ist
- welche Angaben sie enthalten muss
- wie sie berechnet wird
- welche gesetzlichen Pflichten ArbeitgeberInnen haben
- und wann Outsourcing sinnvoll ist
Was ist eine Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt) dokumentiert, wie sich das Einkommen eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin zusammensetzt. Sie zeigt transparent, welche Bezüge, Zuschläge und Abzüge bei der Auszahlung berücksichtigt wurden.
ArbeitgeberInnen sind verpflichtet, ihren ArbeitnehmerInnen spätestens mit der monatlichen Auszahlung des Entgelts eine Lohnabrechnung zur Verfügung zu stellen. Diese kann auch digital übermittelt werden.
Warum ist die Lohnabrechnung für ArbeitgeberInnen und DienstnehmerInnen wichtig?
Die Abrechnung spielt sowohl auf Seite der ArbeitnehmerInnen als auch auf Seite der ArbeitgeberInnen eine wichtige Rolle.
Sie erfüllt mehrere wichtige Funktionen:
- Transparenz über das tatsächlich ausbezahlte Einkommen aus der geleisteten Arbeit
- Nachweis gegenüber Behörden und Sozialversicherung
- Grundlage für steuerliche Berechnungen
- Dokumentation der Personalkosten im Unternehmen
Für ArbeitnehmerInnen dient die Lohnabrechnung außerdem als wichtiger Einkommensnachweis, beispielsweise bei Kreditanträgen oder Mietverträgen.
Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung
Im Alltag werden die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung häufig synonym verwendet. Streng genommen gibt es jedoch einen Unterschied.
| Lohn
Der Lohn wird auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet. Die Höhe kann daher von Monat zu Monat variieren. |
Gehalt
Beim Gehalt handelt es sich um einen fixen monatlichen Betrag, der unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit ausbezahlt wird. |
In beiden Fällen dokumentiert die Abrechnung, wie sich der Bruttobetrag zum Nettobetrag entwickelt.
Welche Angaben muss eine Lohnabrechnung enthalten?
Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung muss klar nachvollziehbar darstellen, wie sich das Entgelt zusammensetzt. Dazu gehören insbesondere folgende Angaben:
- Bruttobezüge
- Zuschläge und Zulagen (z. B. Überstunden)
- Bemessungsgrundlage für Sozialversicherungsbeiträge
- Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung
- Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer
- Höhe der Lohnsteuer
- eventuelle steuerliche Absetzbeträge (z. B. Familienbonus Plus)
- Nettobezug bzw. Auszahlungsbetrag
Darüber hinaus enthalten viele Lohnabrechnungen zusätzliche Informationen, etwa:
- Name, Personalnummer und Eintrittsdatum der DienstnehmerInnen
- Sozialversicherungsnummer
- Abrechnungszeitraum
- aktuelle Jahreswerte der Abgaben
- Urlaubstage oder Zeitkonten
- ggf. Homeoffice-Tage des jeweiligen Monats
Wichtig ist vor allem, dass ArbeitnehmerInnen klar erkennen können, wie ihr Nettogehalt berechnet wurde.
Formel – Wie wird eine Lohnabrechnung berechnet?
Die Berechnung folgt grundsätzlich einem einfachen Schema. Ausgangspunkt ist der Bruttobezug, also der gesamte Arbeitslohn vor Abzügen.
Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten.
1. Bruttobezug ermitteln
Zum Bruttobezug zählen beispielsweise:
- Grundgehalt oder Stundenlohn
- Überstundenvergütung
- Zuschläge (Nachtarbeit, Feiertage)
- Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld
- Sachbezüge (z. B. Firmenwagen)
Diese Bezüge ergeben zusammen den gesamten Arbeitslohn, den ein/e ArbeitnehmerIn für seine bzw. ihre Arbeit im jeweiligen Monat erhält.
2. Sozialversicherungsbeiträge abziehen
Vom Bruttobezug werden zunächst die Beiträge zur Sozialversicherung abgezogen, etwa:
- Krankenversicherung
- Pensionsversicherung
- Arbeitslosenversicherung
- Unfallversicherung
Diese Beiträge werden für jede/n DienstnehmerIn pro Monat berechnet und automatisch abgeführt.
3. Lohnsteuer berechnen
Nach Abzug der Sozialversicherungsbeiträge wird die Lohnsteuer berechnet. Diese ist eine besondere Form der Einkommensteuer und wird direkt von der/dem ArbeitgeberIn einbehalten.
| Übrigens: Steuerklassen sind ein perfektes Beispiel für regionale Unterschiede in der Lohnverrechnung. In Deutschland beispielsweise wird die Steuerklasse auch durch den Familienstand bestimmt. Verheiratet zu sein, lohnt sich – denn dann zahlt man in Deutschland weniger Steuern, was es in Österreich so nicht gibt. |
4. Nettobezug ermitteln
Der Nettobetrag ergibt sich aus:
| Nettobezug = Bruttobezug – Sozialversicherungsbeiträge – Lohnsteuer |
Dieser Betrag wird anschließend an den MitarbeiterInnen ausbezahlt.
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Weitere Abgaben im Rahmen der Lohnabrechnung
Neben den Abzügen vom Arbeitnehmerlohn müssen ArbeitgeberInnen zusätzliche Abgaben entrichten. Dazu gehören unter anderem:
- Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB)
- Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ)
- Kommunalsteuer
- Beiträge zur betrieblichen Vorsorgekasse (Abfertigung neu)
Diese Abgaben werden im Rahmen der Lohnverrechnung berechnet und an die entsprechenden Behörden abgeführt.
Wie Lohnabrechnung und Meldepflichten zusammenhängen
Die Lohnabrechnung ist eng mit verschiedenen Meldepflichten verbunden. ArbeitgeberInnen müssen regelmäßig Daten an Behörden übermitteln, darunter:
- Meldungen an die Österreichische Gesundheitskasse
- Lohnsteuerzahlungen an das Finanzamt
- Kommunalsteuer an die Gemeinden
- Jahreslohnzettel (L16)
Der Jahreslohnzettel enthält eine Zusammenfassung aller Bezüge und Abgaben eines Kalenderjahres und muss spätestens Ende Februar des Folgejahres an das Finanzamt übermittelt werden.
Herausforderungen bei der Lohnabrechnung
Die Erstellung einer Lohnabrechnung ist mit zahlreichen gesetzlichen Vorschriften verbunden. Unternehmen müssen unter anderem folgende Punkte beachten:
- arbeitsrechtliche Bestimmungen
- kollektivvertragliche Regelungen
- steuerliche Vorgaben
- Sozialversicherungsrecht
- Meldefristen gegenüber Behörden
Hinzu kommen Sonderfälle wie:
- Karenz oder Krankenstand
- Überstunden und Zuschläge
- Prämien und Einmalzahlungen
- Entsendungen ins Ausland
- geringfügige Beschäftigung
Fehler können zu Nachzahlungen, Strafen oder rechtlichen Problemen führen.
Sonderfälle & ihre Auswirkungen auf die Abrechnung
Sonderfälle wirken sich auch auf die Lohn-Abrechnung aus. Zwei Beispiele wollen wir hier näher erklären:
1. Kündigungen
Kündigungen – ob durch die DienstnehmerInnen oder die Firma – können sich auch auf die Abrechnung von Lohn und Gehalt auswirken. Und zwar dann, wenn der/die ArbeitnehmerIn die Firma zum Beispiel Mitte des Monats verlässt.
Denn dann müssen Lohn und Gehalt für den betreffenden Monat aliquot berechnet werden – inklusive aliquoter Berechnung von Abgaben, Beträgen und gegebenenfalls auch Ansprüchen aus einer Abfertigung.
2. Geringfügige Beschäftigung
Bei geringfügigen Beschäftigungen entfallen Sozial- und Steuerabgaben größtenteils weg. Hier ist es wichtig, die Lohnverrechnung entsprechend anzupassen und zu wissen, welche Abgaben überhaupt und in welcher Höhe anfallen.
Man sieht: Eins für alle gibt es in der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht.
Lohnabrechnung intern erstellen oder auslagern?
Unternehmen haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
| 1. Interne Lohnabrechnung
Viele größere Unternehmen führen die Lohnabrechnung intern durch. Dafür benötigen sie jedoch:
|
2. Outsourcing der Lohnabrechnung
Viele Betriebe entscheiden sich daher für die Auslagerung an ein Lohnverrechnungsbüro oder eine/n SteuerberaterIn. Die Vorteile:
|
Gerade für kleine und mittlere sowie wachsende Unternehmen ist Outsourcing oft die effizientere Lösung.
Aufgaben der Lohnverrechnung
Neben der Abrechnung von Lohn oder Gehalt der ArbeitnehmerInnen hat die Lohnverrechnung weitere Aufgaben, wie z. B.:
- Lohnkonten führen
- Lohnlisten erstellen (für die Buchhaltung)
- monatliche Lohnabgaben abführen
Wenn die Lohnverrechnung mehr macht
Es kann aber auch vorkommen, dass die Lohnverrechnung zusätzlich auch solche Aufgaben übernimmt, die eigentlich in den Bereich der Personalabteilung fallen. Dazu zählen:
- Arbeitsverträge erstellen
- ArbeitnehmerInnen an-/abmelden (bei Beginn/Ende des Dienstverhältnisses)
- Personalunterlagen führen
- Urlaub & Urlaubsverbrauch aufzeichnen
- Berechnung von Ansprüchen aus Abfertigungen
Lohnabrechnung in Österreich: Warum ExpertInnen sinnvoll sind
Die österreichische Lohnverrechnung gehört zu den komplexesten Bereichen der Unternehmensverwaltung. Unterschiedliche Branchenregelungen, häufige Gesetzesänderungen und zahlreiche Meldepflichten machen eine korrekte Abrechnung anspruchsvoll.
Ein spezialisiertes Lohnverrechnungsbüro unterstützt Unternehmen unter anderem bei:
- Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen
- Anmeldung und Abmeldung von DienstnehmerInnen
- Berechnung von Sonderzahlungen & Abfertigungen
- Meldungen an Behörden
- arbeitsrechtlichen Fragen
- Jahresauswertungen und Lohnzetteln
So können UnternehmerInnen sicher sein, dass alle Abrechnungen korrekt, fristgerecht und gesetzeskonform erfolgen.
Gerne übernehmen wir als Lohnbüro Ihre Gehaltsabrechnungen in Wien, Österreich und europaweit. Wir stehen Ihnen mit Know-how, Erfahrung und Expertise zur Seite.
Aufbewahrungspflichten in Österreich
Sowohl aus steuerlicher als auch aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht gibt es Aufbewahrungspflichten in Bezug auf die Lohnabrechnung.
Lohn- und Jahreslohnzettel müssen von Unternehmen sieben Jahre aufgehoben werden – und zwar immer bis zum Ende des Kalenderjahres.
| Beispiel: Eine Lohnabrechnung von Februar 2026 muss bis Ende 2033 aufgehoben werden. |
Das gilt übrigens auch noch, wenn MitarbeiterInnen nicht mehr im Unternehmen sind.
| Beispiel: Die Abrechnung von Februar 2026 muss bis Ende 2033 aufgehoben werden, auch wenn der/die MitarbeiterIn im Jahr 2028 aus dem Unternehmen ausscheidet. |
Bei der Aufbewahrung muss die DSGVO eingehalten werden, ob die Dokumente digital oder physisch aufgehoben werden, ist dabei egal.
Wichtig bei digitaler Aufbewahrung: Dokumente zu scannen und auf einem USB-Stick zu speichern, reicht nicht aus. Es braucht einen WORM-Speicher, damit wirklich sichergestellt ist, dass die Daten nicht verändert werden können.
Fazit: Lohnabrechnung ist mehr als nur Gehaltsauszahlung
Die Lohnabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensadministration. Sie sorgt für Transparenz bei MitarbeiterInnen bzw. ArbeitnehmerInnen, erfüllt gesetzliche Vorgaben und bildet die Grundlage für zahlreiche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Prozesse.
Für UnternehmerInnen bedeutet sie jedoch auch einen erheblichen organisatorischen Aufwand. Deshalb entscheiden sich viele Betriebe dafür, die Lohnabrechnung an erfahrene SpezialistInnen auszulagern.
So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die eigentliche Arbeit und die Weiterentwicklung des eigenen Unternehmens.